一、为保证档案管理制度的安全，必须有档案专用库房并配置铁置档案柜。做到档案库房、阅档室、档案管理人员办公室“三分开”。
二、档案库房要努力达到“六防”要求，即：防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。档案管理员要定期放置防虫、防霉药剂，及时排风通气。
三、档案库房要求随开随关，非本室人员未经许可禁止入内。档案库房和阅览室，禁止吸烟和放置易燃易爆等物品。工作人员离开库房时要关灯、关机、锁好门窗、拉下电闸。
四、档案管理员要经常检查消防栓、烟感器等消防设备，定期更换灭火器药液，保证所有消防器材始终处于良好状态，随时要可以使用。
五、档案管理员对所保管的专业技术人员等档案都应登记造册。每半年要对档案进行一次检查，发现问题及时解决，做到归档及时，分类准确。
六、档案材料的载体一般使用A4规格的多功能复印纸，材料左边应留2－2.5厘米装订边。文字不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。复印件代替原件存档，须审核人确认签名。
七、查阅和借用档案的规定。
（一）需要查阅、借用档案时，按照规定履行查阅、借用手续，填写查阅、借用申请表，经人力资源科同意后方可查阅和借用档案，并做好登记。
（二）档案管理员根据查阅用途，确定是否提供和提供何种材料。档案一般不外借，在特殊情况下经批准可以外借，借用时必须严格履行手续，并按期归还。
（三）档案查阅时，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、拆卸、折叠、撤换档案资料，不得向无关人员泄露或向外散布档案内容，违者应视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分。
（四）摘抄档案，须征得档案管理人员同意后，可以根据查阅提纲摘抄有关问题。抄录的材料，要履行校对、签署意见、登记等手续。